Toutes les entreprises ont besoin de passer à l’archivage des documents sous format électronique pour faciliter la conservation des différentes données. Pourtant, de nombreuses entreprises ne passent pas encore par une gestion électronique des documents. Découvrez dans cet article les avantages de la dématérialisation.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Base de la transformation digitale d’une entreprise, la dématérialisation consiste à remplacer les supports d’information matériels en fichiers informatiques. Elle permet d’apporter une meilleure gestion vers un univers totalement électronique.
Une simplification de l’organisation des entreprises
Elle a pour rôle de réduire les tâches administratives, en améliorant l’accès aux différentes données ainsi qu’aux documents. Ainsi, l’organisation interne s’améliore d’une manière optimale grâce à des professionnels de la digitalisation comme https://www.ard-com.fr/. Sur le plan organisationnel, financier et technique, elle met en jeu :
- la dématérialisation des documents : elle consiste à numériser des documents papier comme les factures, les bulletins de salaire, les contrats ;
- la dématérialisation des échanges : elle s’active en fonction du développement de l’Internet ;
- la dématérialisation des processus métier : elle passe par les différents services de l’entreprise et permet d’améliorer la fiabilité et la productivité.
La mise en place
Plusieurs solutions existent pour mettre en œuvre la dématérialisation. Ces dernières permettent à l’entreprise d’automatiser les étapes de conversion des documents. En effet, elle facilite la distribution des factures électroniques aux clients et aux fournisseurs. L’installation d’une solution de gestion électronique des documents (GED) améliore l’organisation, la gestion et la récupération des documents électroniques.
Les avantages
Le logiciel permet :
- d’offrir une meilleure consultation des documents ;
- de réunir plusieurs informations dans un même endroit ;
- de sauvegarder tous les documents ;
- de gérer le courrier moins fréquemment ;
- de mettre à jour les documents ;
- de sécuriser l’accès aux fichiers.
La numérisation des factures : obligatoire
La dématérialisation des factures est un point majeur au sein d’une entreprise. La facturation électronique est un point obligatoire dans le domaine des marchés publics. Elle concerne les petites entreprises, les moyennes ainsi que les grandes entreprises.
Économique
La digitalisation offre de multiples avantages, car elle réduit le coût de traitement, mais également les délais. Les secteurs touchés par cette évolution économique sont variés, à savoir les échanges bancaires, les documents fiscaux, les documents des ressources humaines. Il est important de respecter les règles juridiques avant de passer à la dématérialisation des documents.
La valeur
La dématérialisation doit respecter les principes suivants :
- un certificat électronique justifiant l’origine du document ;
- le contenu intégral ;
- l’intelligibilité des documents ;
- la traçabilité du document.
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation est un système qui offre de multiples avantages :
- le suivi des documents ;
- l’automatisation ;
- le gain de temps ;
- le gain de place et le stockage ;
- la sécurité du patrimoine documentaire ;
- la réduction des coûts sur l’impression des documents ;
- l’amélioration de l’image de l’entreprise.
La dématérialisation active les activités de l’entreprise en avançant le traitement des informations. Grâce à l’évolution technologique, il est aujourd’hui possible de dématérialiser tous les documents. Cependant, il est important de respecter les règles juridiques ainsi que de disposer des outils et des matériels utiles aux différentes procédures.
