Quelles sont les raisons pour lesquelles la gestion électronique des documents est vitale pour votre entreprise ? 

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gestion des documents

La gestion des documents est probablement la dernière de vos préoccupations, mais si elle n’est pas bien faite, elle pourrait causer un certain nombre de problèmes à votre entreprise plus tard. Le moment est venu de bien planifier et de mettre en place les meilleures pratiques pour soutenir la croissance de votre entreprise. Nous examinons de plus près pourquoi la gestion électronique des documents est vitale pour votre entreprise.

Un système de gestion électronique des documents (GED) vous permettra de ne pas perdre de documents

Un bon système de gestion électronique des documents améliorera à la fois l’efficacité interne et la compétitivité globale de votre entreprise. Rien n’est plus distrayant ou frustrant que d’avoir des piles de documents et de dossiers physiques qui traînent. Le fait de ne pas pouvoir trouver ce dont vous avez besoin pourrait en fin de compte nuire à votre réputation. Un système de gestion électronique des documents (GED) vous permettra :

  • de ne pas perdre de documents
  • d’obtenir rapidement et de manière fiable toutes les informations ou données dont vous avez besoin.

Un système de gestion électronique des documents (GED) vous permettra de gagner en rentabilité

Il est essentiel pour toute start-up de faire des économies dans la mesure du possible, et le stockage électronique des documents est un moyen rentable de gérer tous vos dossiers. La gestion manuelle des documents est un processus de back-office qui prend beaucoup de temps et vous seriez bien mieux placé pour libérer des ressources internes et du temps de personnel coûteux. Réaffectez-les plutôt à des tâches plus importantes et plus productives qui contribueront à renforcer et à développer votre entreprise. Le stockage physique entraîne également des coûts, d’autant plus qu’une entreprise en pleine croissance génère pléthore de dossiers. Le passage au stockage numérique vous permettra de gérer de manière rentable vos besoins d’expansion.

Un système de gestion électronique des documents (GED) favorisera les bonnes pratiques de conformité

Le type de secteur d’activité ou de juridiction dans lequel votre entreprise opère dictera le type de réglementation que vous devrez respecter en matière de stockage de documents et de données. Il se peut que les dossiers patrimoniaux doivent être conservés pendant un certain nombre d’années et que vous deviez prouver que certaines procédures ont été suivies et que les informations sensibles ont été stockées correctement. La gestion des dossiers électroniques vous évite de vous soucier de la conformité. Elle peut même être mise en place pour garantir que les dossiers soient détruits de manière sûre et en temps voulu lorsque vous n’en avez plus besoin.

Un système de gestion électronique des documents (GED) protègera votre entreprise

Enfin, un logiciel de GED est le moyen le plus sûr de stocker des documents et des fichiers. Il y a eu un certain nombre de violations de données très médiatisées ces dernières années, et votre entreprise doit protéger les informations financières sensibles et les données des clients de confiance avec un système sécurisé. Il présente également la valeur ajoutée de fournir une sauvegarde hors site, en cas de catastrophe dans le bureau qui pourrait détruire les fichiers physiques et électroniques dans vos locaux.

La gestion des documents électroniques est un atout essentiel pour la fonction administrative de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Si vous n’avez pas encore mis en place un processus, il est judicieux de le faire le plus rapidement possible.

Vous pouvez ainsi vous renseigner sur les logiciels de GED commercialisés et en particulier sur le logiciel GED NEXIA de l’agence Axess. En effet, Axess offre une solution de dématérialisation des processus et documents. Pour plus d’infos sur ce site, rendez-vous sur axess.fr

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