Les évènements pros (ateliers de travail, séminaires, team building, conférences, etc.) sont incontournables dans la stratégie marketing d’une entreprise. Toutefois, dans un contexte mondial qui appelle de plus en plus à une protection de l’environnement, ils ont un impact qui ne saurait être ignoré. Dans une démarche ecofriendly, vous pouvez organiser un évènement écoresponsable en vous aidant d’équipements sélectionnés avec soin. Capable de gérer efficacement le service tout en réduisant drastiquement les déchets produits, un food truck écoresponsable vous sera notamment très utile.
Définissez l’objectif de l’évènement écoresponsable
Lorsque vous décidez d’organiser un évènement écoresponsable, la première phase consiste à définir vos objectifs. La définition des objectifs elle-même comprend plusieurs étapes. Vous devez :
- nommer clairement le but visé par votre évènement en lui donnant un titre simple et concis,
- décrire de manière détaillée vos objectifs,
- fixer les résultats qualitatifs et quantitatifs attendus,
- définir les moyens (financiers, techniques et humains) nécessaires à l’atteinte de vos objectifs,
- définir une échéance,
- choisir la cible (public),
- déterminer des indicateurs pour évaluer la faisabilité de l’évènement.
Il est également indispensable de faire une liste des impacts sociaux et écologiques négatifs que pourrait avoir votre évènement. Par exemple, si vous optez pour un food truck écoresponsable, analysez les dispositions à prendre pour garder votre dynamique écolo en réduisant au maximum votre empreinte carbone sur l’environnement.
Choisissez un prestataire respectueux de l’environnement
Si vous avez choisi de confier l’organisation de votre évènement ecofriendly à un spécialiste de l’évènementiel, pensez à faire appel à un prestataire respectueux de l’environnement.
Une agence d’évènementiel intégrant la démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) dans ses activités vous proposera un lieu facilement accessible aux participants. Un emplacement facile d’accès et bien desservi par les transports en commun permet de réduire les trajets en voiture et de réduire leur empreinte carbone. Par ailleurs, certaines salles sont spécialement conçues pour réduire votre consommation énergétique grâce à des ampoules LED basse consommation et des installations thermiques et techniques économiques.
Ce prestataire pourra également vous proposer des animations écoresponsables : atelier de tri sélectif des déchets, atelier de cuisine avec les restes d’aliments, atelier de recyclage des déchets, quizz individuel ou en équipe sur l’environnement, etc.
Les animations dites responsables sont parfaites pour sensibiliser à l’écoresponsabilité vos collaborateurs ou les participants de votre évènement. Un prestataire respectueux de l’environnement pourra aussi vous recommander d’autres prestataires (traiteur, décorateur, imprimeur, etc.) qui ont la même vision que vous.
Envoyez des invitations électroniques plutôt que des invitations papier
L’impression génère énormément de déchets (papier, cartouches d’encre, etc.). Par ailleurs, les cartouches d’encre usagées contiennent des matériaux toxiques pour l’environnement et sont considérées comme des Déchets Industriels Dangereux (DID).
Pour un évènement écoresponsable, nous vous recommandons de préférer les invitations électroniques aux versions papier. Vous avez ainsi la certitude que vos invitations ne finiront pas à la poubelle et ne viendront pas augmenter la quantité de déchets générés par votre évènement.
Dans le cadre de la conception des invitations électroniques, poursuivez sur la même lancée. Un professionnel des métiers du web qui partage vos valeurs serait le partenaire idéal. Il peut s’agir d’un rédacteur web SEO engagé, d’un développeur web en éco-conception, d’un graphiste écoresponsable, etc. Un tel professionnel saura vous proposer des solutions innovantes en accord avec les enjeux environnementaux du moment.
Il faudra toutefois éviter de tomber dans le « tout numérique », car les serveurs qui font tourner les services en ligne consomment également beaucoup d’énergie. Optez pour la solution la plus adaptée au contenu de votre évènement.
Pour un évènement dont le programme n’a pas besoin d’être consulté plusieurs fois, une invitation numérique suffira. Veillez alors à ne pas envoyer la même invitation à de trop nombreuses reprises, afin de limiter l’énergie consommée pour l’organisation de votre évènement écoresponsable. Si le programme est plutôt complexe, tournez-vous vers des invitations en papier éco-imprimées.
Servez des aliments et des boissons biologiques et d’origine locale
La restauration fait partie des préoccupations majeures lorsque vous organisez un évènement écoresponsable. Selon une étude britannique signée Lime Venue Portfolio, 30 % des organisateurs d’évènements jettent en moyenne 15 % de la nourriture commandée à la poubelle. Cette attitude, en plus d’être la manifestation d’un véritable gaspillage alimentaire, génère aussi une importante quantité de déchets.
La solution pour remédier à ce problème serait de solliciter les services d’un restaurateur qui privilégie des produits frais et de saison, fournis par des producteurs locaux. Vous pourriez par exemple faire appel à un food truck 0 déchet. Le concept du food truck 0 déchet est assez simple :
- les couverts et les gobelets en plastique sont remplacés par des couverts, carafes, gobelets et serviettes réutilisables,
- les fruits et les légumes sont conservés dans des cagettes en bois réutilisables, tandis que les produits secs sont conservés en vrac,
- de la nourriture cuisinée directement sur commande des participants pour éviter le gaspillage alimentaire, etc.
Les produits utilisés par un food truck 0 déchet proviennent généralement du circuit court, afin de limiter l’impact de leur transport sur l’environnement et d’encourager les producteurs locaux.
Utilisez des matériaux recyclables pour les décorations et la signalisation
Pour que votre évènement soit réussi, la décoration et la signalétique sont également essentielles. Faites alors des choix qui vous permettent de rester loyal à votre logique d’organiser un évènement écoresponsable. Dans la plupart des cas, les ballons, nappes, décorations de table et signalisations utilisés pour un évènement d’entreprise finissent à la poubelle. Il s’agit donc d’une importante source de déchets.
Ces habitudes étant nuisibles pour l’environnement, inscrivez-vous à contre-courant en optant pour l’upclycing. Ce concept consiste à utiliser des matériaux recyclés pour décorer l’espace que vous allez occuper. Pour le mobilier par exemple, vous pouvez opter pour la location de meubles (chaises, canapés, tables, mange-debout) de seconde main. Vous pouvez également vous tourner vers du mobilier en carton, à monter en quelques secondes.
Quant à la signalisation, dans le respect de votre politique zéro déchet, assurez-vous que chacune des signalétiques que vous utiliserez a vraiment son importance. En règle générale, quelques panneaux d’indication, posés à des points stratégiques, suffisent à garantir une signalisation efficace. Il s’agit d’une bonne façon de réduire le nombre d’impressions et de limiter votre impact écologique sur l’environnement.
N’écrivez pas le nom et la date de l’évènement sur toutes les signalétiques ; elles seront alors réutilisables à d’autres occasions. Pour ne pas vous détourner de vos objectifs écologiques, il serait préférable de vous tourner vers un imprimeur qui utilise du papier issu de forêts durables, des supports recyclables ou recyclés ainsi qu’une impression à l’encre végétale.
