La conversion des factures papiers en factures numériques ne possède que des avantages pour une entreprise. Cette dématérialisation des factures a tellement évolué qu’il est désormais possible actuellement de ne jamais imprimer la facture durant tout le processus de la transaction entre le fournisseur et son client. On vous explique dans cet article comment se réalise cette dématérialisation, quels en sont les intérêts et les enjeux et qui sont les personnes concernées par la facturation électronique.
En quoi consiste la dématérialisation ?
Il s’agit de remplacer tout ou une partie des documents papiers engagés dans le cadre d’un échange ou d’une transaction financière par un traitement automatisé et des documents numériques. La dématérialisation se fait :
- soit par la transformation d’un fichier numérisé en un autre format (Word, PD, XML…) ;
- soit par la numérisation d’un document physique : scan, LAD (lecture automatique de document) ou OCR (reconnaissance de caractère).
Dans le cas des factures, la dématérialisation confère à l’utilisateur la possibilité de les traiter, de les classer et de les enregistrer à partir de n’importe quel support connecté à Internet.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Réduction des coûts
Saviez-vous que le coût de traitement d’une facture papier peut atteindre les 15 € ? Ce processus de traitement inclue :
- le prix de la feuille de papier ;
- l’impression ;
- le transport, etc.
Ce prix revient à trois fois moins cher pour une facture électronique. D’ailleurs, c’est un bon geste pour la planète grâce à la réduction de la quantité de papiers utilisés (justificatifs, notes de frais, factures pro-forma, devis…).
Gain de temps
Dans des conditions normales, le traitement manuel d’une facture fournisseur papier est de 14 jours. Par conséquent, en cas de retards ou d’erreurs, ce délai peut se rallonger et causer un retard sur tout le processus d’échange. Le système de dématérialisation va réduire ce délai par 5, ce qui octroie à l’entreprise un gain de temps considérable. Les taches et modalités administratives seront simplifiées et allégées, et les risques d’erreurs sont réduits.
La dématérialisation des factures va simplifier le traitement comptable et la gestion
En sus du gain en productivité et en efficacité, la dématérialisation sera d’une grande aide dans la gestion comptabilité de votre entreprise. Vous ne perdrez plus de temps à rechercher une facture et tous les autres documents qui y sont affiliés, surtout si vous utilisez un système de classement efficace et bien organisé de vos fichiers et documents numériques. La traçabilité des opérations est renforcée grâce à une gestion électronique des documents et quelques clics suffisent pour retrouver telle ou telle facture.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
La loi Macron du 21/02/2015 impose désormais la facture au format électronique vers l’État en fonction de la taille de l’entreprise et ce, depuis janvier 2017. Cette facture doit être reçue et envoyée par le biais d’une application numérique, avec une transmission cryptée et une preuve de réception. Concernant les TPE et les PME, il est fortement recommandé de satisfaire aux obligations d’archivage des factures et pièces justificatives afférentes afin de répondre à la mise en conformité avec la réglementation fiscale.
