Chaque année, de nombreuses rencontres sont organisées dans les entreprises. Que ce soit un séminaire, un team building ou un anniversaire d’entreprise, votre objectif est sûrement que tout le monde s’en souvienne. Pour atteindre cet objectif, voici quelques conseils pratiques qui rendront votre événement d’entreprise inoubliable pour vos collaborateurs.

Assurez-vous de la pertinence de l’événement pour vos employés

Les événements d’entreprise s’organisent généralement pour promouvoir une entreprise et améliorer son image. Pour cela, ils peuvent s’adresser aux clients fournisseurs et investisseurs ou servir une communication interne pour valoriser vos ressources humaines (salariés et collaborateurs). Dans le dernier cas, il faut que le projet soit assez pertinent pour marquer les esprits de vos collaborateurs. Il peut s’agir de les motiver, de renforcer leur implication personnelle et la cohésion d’équipe ou de les récompenser. Vous pouvez par exemple organiser un team building pour raffermir l’esprit d’équipe dans un service ou un département.

Pensez aux cadeaux publicitaires !

Lors d’un team building, les cadeaux publicitaires ont un rôle capital à jouer. Il est possible de choisir un tee-shirt publicitaire personnalisé aux couleurs de l’entreprise par exemple, que tout le monde portera pour être sur un pied d’égalité. En effet, ce type de vêtements a le pouvoir de rassembler tout le monde (cadres et ouvriers) autour d’une thématique commune. C’est un bon moyen de booster vos équipes et de permettre à vos participants d’avoir un plus grand sentiment d’appartenance. Cela les amènera à s’impliquer davantage dans la vie de l’entreprise. Vous devez cependant proposer un tee-shirt qui met les participants à leur aise. La tenue doit leur offrir le confort nécessaire à la pratique de diverses activités.

La casquette publicitaire est également un accessoire idéal pour le personnel de votre entreprise lors d’une rencontre en plein air par exemple. Tout comme le tee-shirt, elle crée un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Une autre possibilité est d’offrir une clé USB, un stylo, un mug ou une gourde en inox et aluminium personnalisable pour souhaiter la bienvenue à vos nouvelles recrues.

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Choisissez le bon lieu et le bon traiteur

Pour préparer un événement inoubliable pour vos collaborateurs, le choix du lieu et du traiteur mérite une attention particulière.

Le choix du lieu idéal

Pour la tenue d’une soirée d’entreprise par exemple, certains managers choisissent les locaux de l’entreprise dans le but de réaliser des économies. De plus, c’est une option très pratique qui implique plus de facilité dans l’organisation. Cependant, ce n’est pas toujours la meilleure option, puisque les salariés sont habitués à ce cadre. Il est donc plus judicieux de sortir du cadre de travail habituel pour réserver une salle spacieuse et bien aménagée. N’hésitez donc pas à louer un espace atypique dans un hôtel particulier, un manoir ou un château ! Cela apportera une dimension prestigieuse à votre projet.

Pour être sûr que l’endroit soit idéal, le mieux est de sélectionner 2 à 3 options, et de vous rendre sur place pour vérifier si les prestations proposées vous conviennent. Vous pouvez également confier le choix du lieu à un professionnel de l’événementiel, qu’il s’agisse d’un team building, d’une réunion d’affaires ou d’un séminaire d’entreprise. Que l’endroit choisi soit proche de votre entreprise, dans une autre ville ou dans un autre pays, celui-ci vous aidera à trouver le meilleur emplacement et la formule la mieux adaptée.

Le choix du meilleur traiteur

Il n’y a rien de mieux qu’un buffet alléchant pour rendre un événement inoubliable pour vos collaborateurs. Ainsi, le choix du traiteur est d’une importance capitale pour une prestation à la hauteur des attentes de vos convives. En effet, c’est en fonction des besoins de votre rencontre que vous pourrez cibler le traiteur événementiel idéal. Celui-ci doit être capable de gérer le nombre de personnes que vous envisagez inviter. Il faudra donc lui exprimer vos attentes pour avoir l’assurance qu’il pourra vous satisfaire. Vous pouvez par exemple avoir besoin d’une entrée et d’un plat ou bien d’un buffet.

Un autre critère important dans le choix du traiteur est sa réputation. Le traiteur doit avoir une renommée qui témoigne de son savoir-faire culinaire et de son expérience. En réalité, il n’est pas facile de composer les repas en tenant compte des restrictions de chaque convive. Pour un buffet, il faut donc qu’il soit capable de faire des propositions qui permettront aux invités de choisir parmi plusieurs apéritifs, entrées, plats et desserts proposés. De plus, les repas doivent être savoureux et raffinés. Pourquoi ne pas prendre l’avis de votre entourage sur le professionnel en question ? Vous avez aussi la possibilité de consulter les commentaires sur internet pour recueillir des remarques objectives venant de tous horizons.

Prévoyez des activités et des divertissements amusants

L’organisation d’un événement d’entreprise inoubliable pour vos collaborateurs passe également par une bonne animation. Il est donc important de sélectionner des animations qui donneront aux participants l’envie de bien s’amuser et se libérer des contraintes et des tensions. Pour une soirée d’entreprise originale dans une ambiance fun et décontractée par exemple, il est possible de sélectionner les musiques les plus populaires et les plus rythmées. C’est l’occasion pour vos convives de tisser des liens et d’évacuer tout le stress accumulé dans le cadre du travail.

Lors d’un team building, vous n’aurez qu’à organiser diverses activités originales comme un team building cooking ou un défi cooking, afin de partager un agréable moment de convivialité. N’hésitez pas aussi à vous tourner vers une animation de cocktails pour une ambiance festive assurée.

Envoyez une communication claire avant et après l’événement

Une bonne communication autour d’une rencontre d’entreprise est également fondamentale pour la réussite de ce dernier. Il est primordial de communiquer à chaque étape, que ce soit avant, pendant ou après l’événement. La communication intervient en réalité dès la phase pré-événement. Le but est de susciter l’intérêt de vos cibles et de les informer sur la date et le lieu de la rencontre afin de récolter les confirmations de présence. Vous devez aussi décrire son déroulement, ainsi que les informations de contact. N’hésitez pas à envoyer un email d’invitation qui est un moyen rapide et peu coûteux. De plus, cela vous permet d’avoir des statistiques pour vous organiser.

La communication post-événement est tout aussi importante que la communication pré-événement. En effet, si l’événement a une durée limitée, il vous revient d’en prolonger les effets. Il suffit de récolter quelques commentaires pour vérifier si votre rencontre est une parfaite réussite. Vous avez la possibilité de recueillir les avis par mail ou d’obtenir quelques images à publier sur les réseaux sociaux. S’il y a des avis négatifs, c’est le moment d’en tirer des leçons utiles afin d’améliorer l’organisation de vos prochains événements.

Remerciez vos employés pour leur participation

Votre projet ne se réalisera pas sans la participation de vos employés et de vos collaborateurs. Un remerciement en personne s’impose alors pour leur témoigner de votre gratitude. Il est également possible de les remercier avec des accessoires et des cadeaux d’entreprises.