L’évolution technologique incessante soumet les entreprises à de nouveaux enjeux de dématérialisation des procédures. Même une société d’un petit artisan indépendant, assujettie à la TVA, n’est pas épargnée pour faire une facturation conforme en ligne. Heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels de facturation certifiés adaptés aux activités de ces professionnels indépendants. Découvrez dans cet article vos obligations ou non concernant l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne certifié.
Quel logiciel de facturation en ligne pour un petit artisan ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?
Un logiciel de facturation certifié est un outil disponible en ligne pour faire face au contrôle d’administration fiscale. Il permet d’automatiser la gestion de la facturation d’une entreprise en vue de gagner en efficacité. C’est un système pratique et utile pour anticiper la trésorerie et accélérer la gestion des recettes et des dépenses. Parmi les plus utilisés par les entreprises indépendantes, les logiciels de facturation jlogiciels.fr sont bien connus. Ces logiciels satisfont aux conditions requises pour être reconnu par l’État dont :
- les conditions d’inaltérabilité : conservation de tous les documents de vente et d’encaissement, modifiés ou non, datés, signés, pour un traçage complet de toutes les actions de l’entreprise ;
- les conditions de sécurisation : intégrité des données stockées, protégées contre toute modification ;
- les conditions de conservation : doté d’une fonction de clôture, données cumulatives bien enregistrées ;
- les conditions d’archivage : données archivées exploitables facilement par l’administration.
Les différents types de logiciels de facturation
Les logiciels de facturation en ligne sont conçus en fonction de votre métier et peuvent être personnalisés. Ainsi, il est possible d’avoir des logiciels sur-mesure, élaborés spécifiquement pour être en parfaite adéquation avec vos activités et vos besoins :
- des logiciels conformes à votre métier : logiciel bâtiment, logiciel immobilier, logiciel services, … ;
- des logiciels packs métiers : logiciel de gestion commerciale, pack artisan (devis, clients, chiffrage, …), pack livraison (gestion de planning, livraison et transport, …), etc. ;
- des logiciels pour tout métier : logiciel caisse (journal, tickets de caisse, …), logiciel trésorerie (balances, recettes, dépenses, …), etc. ;
- divers logiciels pour un paiement sécurisé, un espace privé, des passerelles, etc.
Comment choisir un logiciel de facturation en ligne certifié ?
Un logiciel de facturation en ligne certifié, pour qui ?
Une solution digitale adaptée à tout type d’entreprise, le logiciel de facturation certifié est dédié :
- aux TPE, PME et grandes entreprises ;
- à un petit travailleur indépendant : auto-entrepreneur, artisan, organisme de formation, … ;
- à toutes les entreprises assujetties à la taxe sur valeur ajoutée (TVA), etc.
L’utilisation de ce type de logiciel est régie par la loi dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale (fraude à la TVA).
Les critères de choix d’un bon logiciel de facturation en ligne
Pour faire le bon choix du meilleur logiciel de facturation certifié, il est important :
- de bien définir vos besoins : un logiciel pour une fonction précise ;
- de vérifier sa compatibilité avec les applications déjà utilisées pour gérer vos activités ;
- de s’assurer qu’il évite réellement toutes les tâches répétitives (déclaration des TVA, échéances des paiements, relances clients, …) ;
- de garantir ses aspects pratiques : ergonomie, simplicité d’utilisation, interface agréable, options de personnalisation, … ;
- de tenir compte de son prix par rapport à votre budget : bon rapport qualité/prix, etc.
Un logiciel de facturation certifié, comment le prouver ?
Un logiciel de facturation certifié respecte les quatre conditions mentionnées précédemment. Cela peut être prouvé par une attestation individuelle de l’éditeur ou par un certificat officiel (délivré par un organisme accrédité). Le plus souvent, un tel outil est certifié NF 203, délivré par AFNOR. Ce certificat peut être consulté sur la page de l’éditeur pour attester indiscutablement et impartialement la qualité et la conformité de son logiciel. L’existence et l’obtention de ces justificatifs sécurisent les clients en cas de contrôle administratif fiscal de la comptabilité informatisée.
Les sanctions en cas d’utilisation d’un logiciel de facturation non conforme
Si votre entreprise est confrontée à l’usage d’un logiciel de facturation certifié, il faut l’utiliser pour éviter de payer une amende égale à 7 500 euros. Ensuite, vous êtes tenu de mettre votre entreprise en conformité avec la loi en vigueur dans un délai de 60 jours.
Des conseils pour choisir un logiciel de facturation certifié
Si votre entreprise ou micro-entreprise est assujettie à la TVA, vous êtes obligés d’émettre à vos clients une facture faite avec un logiciel de facturation certifié. Tel est aussi le cas si la facture est émise au nom d’un particulier. Toutefois, si votre entreprise ne facture que pour des professionnels, l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme n’est pas obligatoire. Quelle que soit votre situation, vous pouvez toujours utiliser ce type de logiciel en vous faisant accompagner par l’équipe Jlogiciels. Pour la contacter, voici quelques conseils utiles :
- faites un essai gratuit et sans engagement des logiciels qu’elle propose ;
- n’hésitez pas à demander une démonstration gratuite à distance sur ses logiciels ;
- appelez l’équipe Jlogiciels ou laissez un message sur sa page Internet.
Les bénéfices de l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié
Utiliser un logiciel de facturation certifié, même s’il n’est pas obligatoire pour votre entreprise, vous permet de profiter :
- d’une facilité des tâches, associée à un gain de temps considérable ;
- d’une gestion de l’ensemble des tâches quotidiennes de l’entreprise : gestion commerciale, gestion comptable, … ;
- de larges fonctionnalités commerciales : devis, recouvrement, facturation, gestion des impayés, relances, suivi du chiffre d’affaires, … ;
- d’un stockage centralisé de toutes les informations utiles à l’entreprise ;
- d’une automatisation des tâches pour limiter, voire éviter les erreurs ;
- du respect des obligations légales régissant l’émission des factures, etc.
Pour l’administration fiscale, le logiciel de caisse certifié présente un double intérêt :
- la déclaration de l’intégralité de la TVA collectée sur les ventes d’une entreprise ;
- la déclaration du chiffre d’affaires total réalisé (impôt sur les bénéfices).