Si vous pensez à un dossier documentaire d’une entreprise, il vous vient à l’esprit des étagères énormes et des tiroirs avec une infinité de dossiers. Toutes les entreprises ont besoin d’organiser la documentation. Les entreprises génèrent une grande quantité d’informations qui grandit de jour en jour. Dans la plupart des cas, la loi exige que ces documents soient conservés certaines années qui varient selon qu’il s’agit d’un domaine professionnel, fiscal, commercial, civil, etc. Si vous réfléchissez au temps que vous consacrez à organiser le fichier typique d’une entreprise, vous vous rendez vite que l’opération est inutilement longue. La gestion documentaire électronique ou la gestion électronique de documents (GED) est une excellente solution à ce problème. Elle offre l’information de manière organisée et efficace et permet de gagner un temps considérable.
Qu’est-ce que la gestion documentaire dans une entreprise ?
La gestion documentaire permet de stocker, d’organiser et de gérer le flux des documents de l’entreprise. Les documents sont localisés par l’utilisateur qui recherche les informations d’une manière simple et facile. Un logiciel de GED pour PME permet de faciliter tout le processus pour que l’entreprise puisse gagner du temps afin d’être plus productive.
Quels sont les avantages d’un système de gestion documentaire électronique ?
Les avantages d’un système de gestion documentaire électronique sont nombreux, mais parmi tous, il faut souligner les suivants :
- numérisation des documents, avec des économies de coûts, car il n’y a pas de papier (impression, photocopie, archivage, etc) ;
- dépôt centralisé pour tous les documents, évitant le moindre risque de documents mal archivés ;
- éviter la perte de documents, car ils sont stockés dans la gestion documentaire ;
- efficacité et efficience des processus, car la documentation électronique facilite leur recherche et leur accessibilité, évite les doubles emplois, les retards, etc ;
- optimisation du temps et de la productivité ;
- contrôle de sécurité assignant des profils aux utilisateurs, où vous évitez que des informations vitales et sensibles soient consultées par de mauvaises personnes ;
- travail collaboratif où différents départements peuvent travailler en même temps avec l’élaboration ou la modification des documents ;
- accès à la documentation de n’importe où, etc.
Améliorer la gestion des documents dans l’entreprise
Transformer les documents papier en format électronique en utilisant un logiciel de GED vous permettra d’éviter de perdre des documents dans un incendie, dans une inondation ou même en cas de vol. Avec cette solution, vous pourrez centraliser tous les documents de l’entreprise. Cataloguer la documentation avec les catégories, les sous-catégories et les métadonnées rend le travail quotidien beaucoup plus simple. Un moteur de recherche par mot-clé peut fournir des résultats en quelques secondes. De plus, vous pouvez établir des profils de sécurité pour les utilisateurs. Ainsi, vos collaborateurs peuvent accéder à la documentation avec un accès sécurisé, ce qui empêche l’accès à la documentation sans autorisation.
Comment choisir son logiciel de GED ?
Tout comme le choix d’un progiciel, le choix d’une solution GED doit être basé sur des critères très importants. Non adaptée ou mal utilisée, elle peut devenir un obstacle au bon fonctionnement de votre entreprise. Voici une liste non exhaustive de points essentiels à considérer.
Les besoins de votre entreprise
Tout d’abord, vous devez définir les classes et le volume de documents utilisés par votre entreprise. Quelles sont vos ressources techniques ? En effet, le logiciel GED doit pouvoir s’intégrer parfaitement dans votre écosystème informatique (bureautique, CRM, logiciel de comptabilité, etc). De cette façon, vous pouvez interagir avec ces programmes d’entreprise.
Les caractéristiques de la solution GED
Une solution GED doit permettre une normalisation de la structure de l’arborescence de classification des données. En d’autres termes, tous les acteurs de votre entreprise (administration, ventes et marketing, employés, etc) doivent être en mesure de stocker des documents avec un seul processus d’archivage. Vérifiez également la possibilité d’indexer vos documents. En général, cet outil doit offrir un premier niveau pour l’utilisation des métadonnées (titre, auteur, horodatage, signature électronique) et un second niveau pour l’extraction manuelle ou automatique des données par mots-clés.
La personnalisation
Une solution GED doit également être flexible et évolutive. Elle doit offrir la possibilité de personnaliser son interface et ses fonctionnalités.
La sécurité
Si vous prévoyez d’utiliser un logiciel EDM en SaaS, vérifiez d’abord où vos données sont stockées et à quel point elles sont sécurisées. Assurez-vous également que l’éditeur GED est digne de confiance. Pour ce faire, n’hésitez pas à lire les différentes clauses du contrat. N’oubliez pas que vous partagerez les données de votre entreprise avec un tiers.
