La facture électronique obligatoire : mieux comprendre

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Rendue obligatoire auprès de l’administration publique depuis 2020, la facturation électronique se démocratise de plus en plus. Un nombre grandissant d’entreprises emploient ce mode de facturation pour réaliser leurs transactions privées. Il devient essentiel de connaitre le mode de fonctionnement de ce système de facturation pour respecter la réglementation en vigueur. Voici tout ce que vous devez savoir sur la facture électronique.

 

Qu’est-ce que la facture électronique ?

 

La facture électronique est un document dont l’édition et la transmission se font par format numérique. C’est une solution qui vient remplacer les factures sous-format papier. Ce document doit comporter certaines mentions obligatoires imposées par la loi. La structuration de ce mode de facturation est réalisée de manière spécifique, facilitant le traitement automatique et électronique des transactions au sein d’une entreprise. Faites attention à ne pas confondre la facturation électronique et la facturation dématérialisée. Cette dernière concerne les factures en version papier, ayant été numérisées par la suite. Rendez-vous sur ce site pour établir la facture électronique pour votre organisation.

 

Quelles entreprises sont concernées par la facturation électronique ?

 

L’émission d’une facture électronique a été rendue obligatoire pour les entreprises qui émettent des documents pour les institutions publiques. Depuis 2022, cette obligation touche progressivement les entreprises du secteur privé. L’obligation d’une facturation électronique concerne alors toutes les entreprises soumises à la TVA en France. Ne sont pas concernées :

  • les transactions n’ayant pas été réalisées en dehors du territoire français ;
  • les transactions auprès de clients particuliers ;
  • et les transactions pour des secteurs d’activité spécifiques : immobilier, enseignement, formation de la santé ou assurance.

 

Quel format pour une facture électronique ?

 

La netteté et la lisibilité de la facture électronique sont d’une importance capitale. Pour cela, le choix d’un format adapté est de mise pour l’émission de votre facturation. Le format FACTUR-X est le format standard le plus utilisé. Ce type de format allie le PDF et le fichier XML afin d’avoir à disposition toutes les informations essentielles de la facture.

 

Les avantages d’une facturation électronique

 

Les entreprises avec une domiciliation en France sont tenues de transmettre leurs factures sous format électronique pour les transactions auprès de l’administration publique. Le passage à cette forme de dématérialisation de la facture procure d’énormes avantages :

 

Une réduction des coûts

La facture au format papier engendre d’énormes dépenses au sein d’une organisation : achat de papiers, impression, encre, stockage, etc. Le nouveau processus de facturation sous forme électronique réduit ces dépenses. De plus, les échanges de données se font de manière dématérialisée, réduisant ainsi les charges administratives des acteurs concernés.

 

Une chaine de facturation plus fluide

Le processus d’automatisation du traitement des factures client devient plus simple et fluide avec la facturation électronique. L’écriture comptable devient ainsi plus rapide grâce au grand volume de données traitées en un délai réduit. L’utilisation de la facturation électronique est alors avantageuse autant pour l’entreprise que pour les clients.

 

Une meilleure sécurité des données

Avec la dématérialisation de la facture, l’efficacité de la gestion administrative interne devient meilleure. La mise en œuvre d’un processus automatisé réduit les risques d’erreurs de saisie, les problèmes de paiement ainsi que les pertes de données.