Les meilleures données au monde ne seront d’aucune utilité pour votre entreprise si vous n’arrivez pas à trouver les informations dont vous avez besoin au moment voulu. Un inventaire des archives de votre entreprise est un système d’organisation pour le suivi des fichiers. Il peut vous faire gagner du temps. de manière considérable.
Qu’est-ce qu’un inventaire d’archives au juste ?
Il répertorie les horaires des enregistrements de différents dossiers indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise. Il peut s’agir des enregistrements des employés, des clients, des fournisseurs (tout savoir sur la gestion des relations avec les fournisseurs grâce au srm ) ou des patients. Cela peut aussi concerner des données confidentielles sur l’activité de votre entreprise.
Une fois que votre entreprise commence à bien se développer, vous pouvez facilement perdre le fil de vos dossiers sans un inventaire des archives, que vous devez faire de manière régulière.
Quel est le but de l’inventaire des archives d’une entreprise ?
Vous n’utilisez pas un inventaire de vos documents archives pour suivre des fichiers individuels. A la place, il vous est recommandé d’utiliser un inventaire de documents afin d’identifier et de localiser différentes séries de documents. Dans la tenue de registres, sachez qu’une série est un ensemble de fichiers ou de documents gérés en tant que groupe. Voici les différentes raisons pour lesquelles un ensemble d’enregistrements peut être attribué à la même série :
- ils sont regroupés au sein d’un système de classement ;
- ils concernent la même fonction ou le même sujet ;
- ils résultent de la même activité.
En plus de cela, il est aussi important de préciser que les archives documentent également un type spécifique de transaction, notamment des offres ou encore des expéditions de grossistes. En outre, ils prennent une forme physique particulière. De ce fait, ils ont une autre relation qui rend judicieux de les inclure au sein d’un groupe. Par exemple, si certains documents sont confidentiels (découvrez l’utilité du nda pour la confidentialité des documents) et que la plupart de vos employés ne devraient pas les voir, il est logique de les stocker ensemble dans un endroit sûr et discret.
Une série pourrait inclure de la correspondance générale, des dossiers d’employés, des procès-verbaux de réunion ou un dossier de contrats d’approvisionnement. Les mêmes principes s’appliquent aux documents électroniques. Assurez-vous toutefois de prendre en considération les enjeux de la gestion documentaire en entreprise si vous optez pour cette méthode d’archivage.
Localisez vos documents pour mieux les archiver
La première étape pour créer un inventaire d’archives est de trouver tous vos documents. Si vous êtes une nouvelle entreprise unipersonnelle, tout peut être stocké sur votre ordinateur portable ou dans les tiroirs de votre bureau. Le suivi des dossiers devient de plus en plus difficile à mesure que votre entreprise se développe, déménage vers un nouvel emplacement ou recrute de nouveaux employés. Pour bien démarrer votre archivage, il faut donc que vous sachiez où se trouve ce dont vous avez besoin.
Supposons que votre entreprise occupe un petit bâtiment avec une douzaine de chambres et huit ou neuf ordinateurs. Parcourez le bâtiment pièce par pièce, en notant où les archives sont stockées et quels enregistrements se trouvent à chaque emplacement. Vérifiez sur les étagères, dans les classeurs, dans les bureaux, derrière les portes et dans les placards. Identifiez également les archives sur chaque ordinateur, ainsi que les CD et autres méthodes de stockage numérique.
