Gérer une petite entreprise peut ressembler à un travail sans fin – des semaines de travail qui comprennent des nuits tardives, des matins tôt, des week-ends et le sentiment que sans vous, l’endroit va s’effondrer. Il n’est pas étonnant que les propriétaires de petites entreprises se sentent souvent dépassés par les tâches quotidiennes, comme répondre aux courriels, aux appels téléphoniques des clients ou essayer de résoudre un problème technologique. Ce que les propriétaires de petites entreprises devraient faire, cependant, c’est se débarrasser de tous ces chapeaux et se concentrer sur les choses qui comptent vraiment – comme les stratégies pour augmenter les ventes, les décisions d’embauche critiques et le développement des personnes, des produits et des services.
Vous ne pouvez pas ajouter plus d’heures à la journée, mais vous pouvez gérer votre temps plus efficacement, ce qui est essentiel pour augmenter la productivité et l’efficacité. Voici cinq façons de garder vos journées concentrées sur les tâches qui font avancer votre entreprise.
Définissez un programme tous les jours.
Vous connaissez ce sentiment : vous avez passé neuf heures au bureau, vous vous sentez stressé et fatigué, mais vous ne pouvez pas pointer du doigt une chose que vous avez réellement accomplie. C’est là que la hiérarchisation des priorités entre en jeu. Il existe plusieurs façons de définir et de hiérarchiser votre emploi du temps quotidien. La plus simple est de dresser une liste de tâches avec, en haut, les tâches qui doivent être accomplies ce jour-là. Une excellente ressource que les propriétaires de petites entreprises trouvent utile est le livre de David Allen : Getting Things Done. C’est une approche de votre folle semaine de travail qui organise et divise tout ce que vous devez faire dans les bons seaux afin que vous puissiez vous concentrer sur les initiatives les plus importantes chaque jour.
Définissez des objectifs pour le mois et l’année.
Réunissez-vous avec votre équipe de direction et définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre chaque mois et pour l’année et gardez-les en tête dans tout ce que vous faites. Lorsque vous établissez votre programme quotidien, segmentez la journée en objectifs que vous souhaitez accomplir et allouez du temps pour travailler sur chacun d’entre eux. Assurez-vous de comprendre comment chaque tâche que vous accomplissez fait avancer l’entreprise vers ses objectifs plus importants – qu’il s’agisse de développer un plan marketing pour un nouveau produit ou de préparer la prochaine itération de votre application. C’est aussi le bon moment pour trouver un mentor ou engager un coach, pour vous aider à rester sur la bonne voie et éviter les distractions.
Découpez le fouillis.
Regardez votre journée moyenne en tant que propriétaire d’entreprise et dressez la liste de toutes les tâches régulières que vous devez accomplir, qu’il s’agisse de jeter les ordures, d’appeler les fournisseurs ou de suivre les dépenses. Choisissez celles qui sont les plus importantes, car elles permettent à l’entreprise d’atteindre ses objectifs et de gagner le plus d’argent ou de bénéfices. Les autres tâches doivent être déléguées aux membres de votre équipe. Une fois que vous pourrez vous concentrer sur un nombre réduit de tâches, vous pourrez y consacrer plus de temps et réussir à les mener à bien.
Utilisez des outils en ligne.
Il existe une foule d’outils de gestion du temps et de productivité qui peuvent être utilisés pour vous aider à rester concentré sur votre tâche, à vous souvenir de vos rendez-vous, à organiser vos courriels et à traiter les demandes des clients. Utilisez un calendrier en ligne et configurez des rappels – même des rappels pour arrêter une tâche et passer à la suivante – pour rester concentré. D’autres outils vous aident à garder les informations organisées, comme Evernote, Google Docs autres. Les solutions intégrées de CRM et d’automatisation du marketing, comme la plateforme de vente tout-en-un de Hatchbuck, vous aident à garder tous vos contacts organisés et à automatiser votre suivi afin que vous puissiez passer votre temps là où cela compte le plus.
Ne réinventez pas sans cesse la roue.
S’il y a des processus qui fonctionnent vraiment bien, reproduisez-les autant que possible dans toute votre entreprise. Commencez par dresser une liste de toutes les conversations, de tous les courriels et de toutes les séances d’enseignement que vous ne cessez de répéter et créez plutôt des processus formalisés pour accomplir le travail. Formez les autres membres de l’organisation à utiliser ces systèmes. Vous pouvez toujours ajuster un processus une fois qu’il est en place, pour vous assurer qu’il améliore les choses, et non les empirer.
