La dématérialisation est devenue indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Faisant partie de la transformation digitale, elle intervient dans diverses sociétés et administrations. Le monde numérique permet à l’organisme de gérer les tâches et les informations à distance. Pour que votre entreprise suive les évolutions actuelles, voici quelques exemples de supports digitalisés.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La digitalisation des documents permet à vos collaborateurs d’accéder aux informations de votre organisme. Elle consiste à créer un format numérique tiré d’un système d’information. La dématérialisation consiste à réorganiser le traitement des documents comportant les différentes tâches, les intervenants ainsi que les procédures à suivre.
Une fois que la dématérialisation s’installe, la sélection des personnes qui peuvent avoir accès aux documents et aux informations s’effectue. Ensuite, les méthodes de modification et de validation doivent être établies. Généralement, elle implique l’utilisation de la GED ou Gestion Électronique des Documents.
Les modes de dématérialisation
La dématérialisation s’associe au monde virtuel, il peut s’agir d’un scan ou d’une création numérique. Pour votre transformation digitale, Hexapage.fr s’occupe de tout le processus et vous accompagne dans le lancement de votre projet.
Les documents
Par la mise en place d’un système évolutif, vous pouvez consulter pleinement les informations concernant votre entreprise. Cette évolution vous permet de les consulter partout où vous vous retrouvez. La dématérialisation des documents favorise la réduction des coûts liés à l’impression. Ainsi, une plus grande productivité des employés sera acquise. En quelques secondes, vous pouvez disposer de toutes les informations et les partager avec vos collaborateurs.
Gestion des flux
La dématérialisation est une stratégie importante dans l’entreprise. Des solutions ont été proposées pour optimiser la gestion des documents durant toute l’existence de l’entreprise.
Archivage des documents
Il vous sera plus facile d’effectuer les recherches de documents. La dématérialisation est utile pour :
- la sécurité ;
- la confidentialité.
En quelques clics, vous allez pouvoir accéder à votre document. L’archivage électronique permet d’éviter les archivages papier.
Signature électronique
Pour la sécurité de vos données confidentielles, vous pouvez faire signer les documents par voie électronique. Cela est très pratique pour le traitement des contrats commerciaux ainsi que des contrats de travail.
Les avantages de la dématérialisation
En plus de vous permettre de mettre la main rapidement sur un document, d’autres avantages sont présentés par la dématérialisation.
Gain de stockage
La dématérialisation évite les stockages trop élevés. En outre, elle permet d’optimiser l’espace des bureaux pour le rendre moins encombré. Vous éviterez ainsi d’avoir recours à des cartons et des étagères remplis.
Une plus grande productivité
Vos collaborateurs gagneront en temps grâce à la numérisation des documents. En effet, ils pourront accéder aux informations recherchées en quelques gestes. Cela représente un gain de temps sur les déplacements inutiles. Vous aurez également la possibilité d’accéder régulièrement à vos documents. Cette économie de temps permet aux collaborateurs d’effectuer d’autres tâches plus importantes pour le développement de l’entreprise. Enfin, le traitement des documents s’effectue rapidement et efficacement.
Plus d’économie
Les dépenses en papier vont largement disparaître, vous n’aurez plus à vous fournir constamment d’encre. Cela est bénéfique pour l’entreprise. Bref, bien que la dématérialisation représente une opportunité pour l’entreprise de se développer, il est toujours important de se questionner sur la sécurité des informations.
