La gestion du temps est importante pour toute entreprise, mais elle l’est tout particulièrement dans le monde des agences, où le temps est de l’argent. Utiliser efficacement le temps permet de s’assurer que les campagnes et les livrables des clients sont terminés à temps, ce qui garantit que les clients sont heureux et susceptibles d’offrir des contrats répétés.
Même en sachant cela, cependant, de nombreuses agences ont des problèmes pour gérer le temps et faire progresser les choses à un rythme régulier, en particulier lorsque le nombre de clients va et vient.
Bien qu’il existe de nombreuses façons d’aborder la question de la gestion du temps, cela ne nécessite généralement pas de changements drastiques sur votre lieu de travail. Au lieu de cela, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies pour améliorer la gestion du temps petit à petit. Voici quelques façons d’améliorer la gestion du temps dans votre bureau et de faire en sorte que tout fonctionne beaucoup mieux en un rien de temps.
Définir des objectifs chaque jour
Il y a peu de choses qui inciteront vos employés à se mettre au travail plus rapidement que de leur demander de fixer des objectifs chaque jour avant de commencer à travailler. Il n’est pas nécessaire que ces objectifs soient vastes et de grande envergure. Demandez-leur plutôt de se fixer des objectifs pour ce qu’ils veulent accomplir ce jour-là. Chaque objectif peut être décomposé en jalons, donnant à l’employé des étapes réalisables qui le feront progresser vers cet objectif quotidien à un rythme raisonnable.
Utiliser un minuteur
La mise en place d’un minuteur peut vraiment aider vos employés à rester à la tâche, à condition que le minuteur soit réglé sur des incréments de temps raisonnables. Il peut s’agir de n’importe quel type de minuteur, du minuteur de cuisine standard aux logiciels ou applications de minuterie axés sur la productivité. L’objectif est de bloquer de petites périodes de temps que l’employé peut consacrer à une seule tâche, ce qui l’aide à éviter les distractions en lui permettant de repousser plus facilement la distraction jusqu’à ce que le minuteur soit écoulé.
Tester un traqueur d’activité
Si vous voulez vraiment maîtriser la gestion du temps dans votre bureau, il est important que vous appreniez où le plus de temps est perdu. Les trackers d’activité sont parfaits pour cela. Il existe un certain nombre de trackers d’activité pour smartphone, mais vous pouvez également utiliser des logiciels de suivi d’activité sur les ordinateurs de votre agence. Quelle que soit la voie que vous choisissez, les programmes vous aideront à déterminer exactement où et quand le temps est perdu et à quoi il est gaspillé.
Envisager la règle du 1-3-5
Un problème que rencontrent de nombreuses agences est de trouver comment hiérarchiser les différentes tâches parmi leurs employés. La règle 1-3-5 est une solution potentielle à ce problème.
La règle est assez simple :
Choisir 1 grande tâche à aborder chaque jour
Choisir 3 tâches de taille moyenne à travailler chaque jour
Choisir 5 petites tâches à travailler chaque jour
Cette règle fonctionne bien dans un environnement d’agence car chaque employé peut titrer une tâche différente comme son « gros » élément pour la journée, puis aider à d’autres projets pour remplir les tâches moyennes et petites. Cela crée un environnement collaboratif dans lequel vos employés font du brainstorming et aident à attiser les feux créatifs des uns et des autres, tout en permettant à chacun de prendre la tête de certains aspects de la charge de travail.
En hiérarchisant les différentes tâches communes de votre agence de cette manière, tout sera fait plus rapidement sans avoir à s’inquiéter de savoir qui sera affecté à quelles tâches.
Prendre des pauses
Dans certains bureaux, la culture dicte que les pauses doivent être réduites au minimum pour que tout le monde reste plus productif. Si vous voulez tirer le meilleur parti du temps de vos employés, cependant, c’est plutôt le contraire qui est vrai. De courtes pauses fréquentes améliorent en fait la productivité en donnant à l’esprit le temps de se détendre entre les périodes de concentration. Une fois la pause terminée, l’employé peut retourner au travail avec une vigueur renouvelée et il est probable que cela lui permettra d’accomplir davantage de choses au cours de la journée.
Non aux multitâches
Voici une autre qui peut sembler contre-intuitive au premier abord. Si vous voulez en faire plus au travail, débarrassez-vous de l’état d’esprit multitâche. Mais ne nous a-t-on pas dit pendant des années que le multitâche était le moyen d’être plus efficace au travail ? Oui… mais il s’avère qu’il s’agit en fait d’un mauvais conseil.
Le cerveau humain n’est tout simplement pas câblé pour le multitâche et essayer de s’attaquer à plusieurs choses à la fois ne fait en grande partie qu’assurer que tout prend plus de temps pour être terminé. Au lieu de cela, concentrez-vous sur une seule tâche jusqu’à son achèvement et passez à la tâche suivante une fois qu’elle est terminée. Si une tâche est trop importante pour être terminée en une seule fois, divisez-la en segments de jalons et concentrez-vous sur l’achèvement d’un segment avant de passer à la tâche suivante.
Établir la responsabilité
Si chaque journée commence par la définition d’objectifs, chaque journée devrait se terminer par un examen de ce qui a été accompli. Cela ne doit pas nécessairement être une comptabilité publique des objectifs atteints et manqués, mais chaque employé devrait au moins envoyer un courriel ou écrire une note détaillant tout ce qu’il avait sur sa liste d’objectifs et qui n’a tout simplement pas été fait. Cela vous montrera ce sur quoi vos employés travaillaient tout en leur montrant également quelles parties de leur flux de travail pourraient avoir besoin d’être ajustées à l’avenir.
