Avoir des téléphones séparés
Une fois que vous avez décidé que vous utiliserez votre smartphone pour effectuer un travail professionnel, vous devez considérer quelques aspects importants. La première chose à faire est de garder des téléphones séparés pour différents usages. Le téléphone que vous utilisez pour :
- passer des appels personnels ;
- envoyer des messages ;
- surfer sur Internet ;
ne peut pas être utilisé pour le travail. Il y a des problèmes de sécurité, et vous ne voudriez à aucun prix perturber votre vie privée professionnelle et personnelle.
Votre téléphone personnel peut avoir des applications (programmées avec Ansible par exemple) et des fonctionnalités non liées au travail qui, lorsqu’elles sont utilisées pour le travail, peuvent détourner votre attention. L’utilisation d’un seul téléphone à des fins personnelles et professionnelles est un non-absolu, car cela soulève des problèmes de sécurité et peut créer des distractions.
Téléchargez la version Smartphone des applications Office
Aujourd’hui, c’est l’ère des applications. Des réseaux sociaux à la vérification des e-mails, chaque plateforme que nous utilisons sur notre ordinateur de bureau ou portable a ses versions d’applications mobiles. Comme un nombre croissant de personnes, aujourd’hui, passent la plupart de leur temps sur le mobile, les entreprises investissent beaucoup dans le développement d’applications pour répondre à la clientèle qui apprécie la commodité des applications mobiles en déplacement.
De même, de nombreuses agrafes de bureau ont également leurs versions d’applications. Par exemple, la G Suite ou Hangouts de Google, Office 365, Gmail et d’autres plates-formes également disponibles au format app. Vous pouvez facilement télécharger ces applications utilisées dans votre bureau sur votre téléphone de bureau et commencer à travailler. Même lorsque la version est mise à jour, vous recevez des notifications automatiques.
Ne vous encombrez pas de trop d’applications
Que ce soit votre Apple store ou votre Android play store ; il y a beaucoup d’applications qui peuvent sembler utiles et productives pour votre travail. Mais ne tombez pas dans le panneau et continuez à télécharger toutes les applications qui se présentent à vous. Cela encombrera votre mobile et créera beaucoup de confusion.
Nous avons vu que les cadres continuent à télécharger des applications distinctes pour des objectifs individuels. En conséquence, ils installent diverses apps, ce qui ralentit les performances du mobile et aussi la gestion de nombreuses apps sont difficiles. Les apps occupent également de l’espace de stockage et ont un impact sur la productivité globale de l’appareil.
Définissez des politiques de communication
Même en utilisant le mobile pour travailler, n’oubliez pas de spécifier des directives de communication claires. Il ne faut pas que vous utilisiez plusieurs canaux de communication, car cela pourrait prêter à confusion. Par exemple, vous pouvez dire à vos collègues de :
- vous appeler si c’est urgent,
- de vous envoyer des textos pour les résolutions immédiates,
- des e-mails pour une approche formelle et des outils comme slack pour les textes non urgents.
Cela vous aidera à avoir une compréhension claire de quel mode utiliser pour quoi tout en travaillant sur mobile.
Utilisez des assistants virtuels
La technologie vocale est la tendance qui crée beaucoup de buzz ces derniers temps. Avec l’introduction d’assistants virtuels comme Amazon Echo, Apple Siri, Google Assistant, etc. l’utilisation de la technologie vocale est généralisée. Qu’il s’agisse de demander à votre assistant vocal de faire sonner un appel ou d’envoyer un e-mail, vous pouvez effectuer pas mal de petites tâches en utilisant la technologie vocale.
Vous pouvez demander à votre assistant vocal :
- de programmer un rappel de réunion ;
- de passer un appel professionnel ;
- d’envoyer des e-mails et des messages officiels ;
- d’ouvrir des applications sur votre mobile.
Le potentiel de la recherche vocale est également énorme dans ce domaine.
Liez votre compte de messagerie professionnelle
Lier votre compte de messagerie professionnelle sur un téléphone personnel peut ne pas être autorisé dans de nombreuses entreprises. Cependant, si vous avez un téléphone séparé pour le bureau, l’utilisation alors avoir votre boîte de réception officielle liée à elle ne sera pas un problème.
C’est là que le téléphone mobile vient avec de nombreux avantages pour l’utilisateur. En plus d’être portable et convivial, un téléphone mobile peut aider à vérifier les e-mails en déplacement, assurant une réponse plus rapide à vos e-mails officiels. En outre, il gardera votre boîte de réception propre et mieux organisée.
Installez l’application de bureau à distance
Il peut y avoir des situations où vous pouvez avoir besoin d’un accès à distance à votre bureau tout en travaillant sur le mobile. Dans de tels cas, vous pouvez faire le travail en obtenant une application de bureau à distance comme LogMeIn. Que vous ayez besoin d’un fichier manquant ou d’un document important, utilisez simplement l’application mobile pour accéder à vos affaires. Vous gagnerez du temps et éviterez les retards et les difficultés indésirables.
Sachez quand éteindre
L’idée de diriger vos opérations commerciales depuis votre mobile semble excellente. Cependant, vous devez savoir quand tracer la ligne entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Il est vrai que le fait de pouvoir utiliser des smartphones pour faire du travail de bureau garantit une plus grande rapidité d’exécution et la possibilité de travailler de n’importe quel endroit. Cependant, ce même confort peut conduire à une surcharge de travail s’il n’est pas limité.
Une fois votre temps de bureau terminé, éteignez le téléphone, sinon vous risquez de continuer à recevoir ces appels, ces e-mails ou ces messages du bureau. De la même manière que consulter des messages personnels pendant le travail est distrayant, il en va de même lorsque vous faites l’inverse.
Optimisation de l’écran d’accueil
Souvent, nous voyons que l’écran d’accueil des mobiles est encombré d’applications qui ne sont même pas utilisées fréquemment. C’est là que l’encombrement se produit, et cela détourne l’attention. Par conséquent, ne gardez que les apps dont vous avez besoin pour le travail de bureau sur la première page, c’est-à-dire la page d’accueil du mobile et déplacez le reste.
Les apps de médias sociaux et les apps non professionnelles ne doivent pas être là sur l’écran d’accueil, car elles entravent la productivité et font perdre du temps. L’optimisation de votre écran d’accueil mobile est le meilleur moyen d’obtenir des résultats efficaces.
Donnez la priorité absolue à la sécurité
Les informations de l’entreprise sont très sensibles, et vous devez être très prudent lorsque vous les traitez sur n’importe quel appareil. En particulier lorsque vous utilisez un téléphone mobile pour accéder à des documents de bureau, envoyer des rapports, vérifier des courriels et des messages, la sécurité de l’appareil doit être votre priorité.
N’oubliez pas d’installer un antivirus et d’autres fonctions de sécurité pour éviter toute perte de données d’entreprise à partir de votre mobile.
C’est du vent !
