Nous avons tous un ami qui fait souvent des voyages d’affaires et qui se fait rembourser tout ce qu’il a dépensé. Ce qu’il doit faire, c’est soumettre les reçus pour les dépenses, sans aucune violation. C’est l’histoire d’un voyageur d’affaires qui parcourt des kilomètres pour atteindre les prévisions de revenus de l’entreprise.

Les processus de vente obligent les employés des services des ventes et du marketing à se déplacer fréquemment. Les professionnels de la vente ont habituellement besoin de rencontres multiples avec divers intervenants et doivent se déplacer très souvent.

Avec plus de déplacements, les frais de déplacement d’affaires pourraient connaître une augmentation importante des frais de représentation et des frais généraux liés aux déplacements.
Les déplacements fréquents augmentent les dépenses de l’entreprise

L’augmentation des déplacements peut faire augmenter le coût total de l’hébergement et d’autres dépenses en raison de l’augmentation du nombre de transactions.

Pour gérer des transactions multiples, la direction financière a besoin d’outils pour mettre en place des mesures de contrôle efficaces.

Pourquoi automatiser les rapports de dépenses des employés ?

Lorsqu’il s’agit de contrôler les frais de déplacement des entreprises, les services financiers n’ont pas accès aux données pour prendre des décisions. Si les dépenses pouvaient être résumées par département, le rendement pourrait être mesuré plus efficacement sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Avec l’enregistrement quotidien des données, les décideurs n’ont plus la possibilité de répondre à des questions critiques.

Les directeurs financiers sont régulièrement à la recherche de domaines clés au sein du département financier pour bénéficier de l’automatisation. Les opérations financières et l’information financière sont les secteurs qui pourraient vous procurer des rendements élevés à long terme.

La gestion des dépenses est l’un de ces domaines dans les opérations financières lorsque l’automatisation peut apporter une plus grande valeur ajoutée à l’organisation.
L’avenir de la déclaration des dépenses

Extraction de données par reconnaissance optique de caractères

La reconnaissance optique de caractères (ROC) vous aide à traduire électroniquement le texte en langage codé par machine. À l’aide de la fonction ROC, vous pouvez extraire les informations relatives aux justificatifs telles que les montants, les noms des fournisseurs et le numéro de facture.

Le défi réside dans l’exactitude des données saisies par la technologie OCR. Un système automatisé devrait attribuer la catégorie appropriée à une dépense en utilisant les noms des fournisseurs et les détails du reçu.

Les voyageurs d’affaires peuvent prendre un instantané de leur reçu, mais peuvent quand même entrer l’information manuellement dans le système.

Dépôt des dépenses

Les voyageurs ne veulent pas conserver les reçus jusqu’à la création d’un rapport de dépenses.

L’idéal est de saisir les reçus et de les utiliser tous lors de la création d’un rapport de dépenses. Finalement, ce qu’un employé doit faire est de sélectionner tous les reçus dans la galerie mobile et de créer des dépenses instantanément.

Les dépenses continuent de faire l’objet d’une plainte

En plus d’extraire l’information en temps réel, la solution devrait vérifier instantanément les dépenses en cas de violation des politiques. Alimentée par des fonctionnalités d’IA, la solution ne permettra pas aux utilisateurs de classer les catégories de dépenses qui ne sont pas conformes aux politiques sur les voyages d’affaires.

La solution vérifiera automatiquement les dépenses pour déceler les doublons, les erreurs et les dépenses frauduleuses afin que les approbateurs puissent prendre les mesures correctives nécessaires.

L’administrateur peut filtrer les violations et s’assurer que seules les dépenses conformes sont remboursées, de sorte que les rapports de dépenses se font sans effort.

Rapport décentralisé des dépenses

Lorsque vos employés ont la possibilité de faire rapport de n’importe où, n’importe quand, pourquoi ne soumettent-ils pas leurs notes de frais à temps ? La solution de gestion des dépenses en cloud encourage la production de rapports centralisés à toutes les unités d’affaires et à tous les employés, tout en assurant un accès sécurisé au système.